Chefs d’orchestre du cabinet, les secrétaires généraux ou Office Managers ne font pas pour autant encore totalement l’unanimité auprès des avocats. Certes, la nécessité de leur profession est désormais reconnue, mais leurs attributions font encore débat.
« Le poste d’office manager nécessite une alchimie entre les compétences de ce dernier et la volonté des associés de déléguer », résume Catherine Sauvat, secrétaire général du cabinet Santarelli. Déléguer, tout est dit. Souvent épaulés par des services de communication, de comptabilité et d’informatique, et selon Thierry Carlier, Office Manager de DS Avocats, « tête de pont des relations commerciales avec les clients », rares sont ceux pourtant qui ont un contact direct avec ces derniers.
« Ce n’est pas du tout le rôle d’un secrétaire général de s’occuper des clients, mais celui des avocats et seulement des avocats », affirme le Managing Partner d’un cabinet d’avocats parisien de taille moyenne. « Notre secrétaire général se doit d’être à l’écoute de l’ensemble des associés du cabinet, mais ne dispose de pouvoir décisionnel que pour les tâches de la vie courante.», confirme un autre. Manque de confiance ? Il est vrai que laisser un « non avocat » avoir une relation avec un client ne semble pas être dans la culture française. Pourtant, dans la réalité, tout dépend de la démarche du cabinet envers son Office Manager.
Des profils aussi différents que leurs attributions
Le cabinet Lexcase par exemple, a annoncé par voie de presse en 2011, l’arrivée de Muriel Nommick expliquant la nécessité d’un tel poste au sein de leur structure. Les associés du cabinet Ngo Cohen Amir Aslani & Associés, quant à eux, ont laissé à Ségolène Dugué une liberté totale et l’ont tout de suite incluse dans leur relation avec la clientèle. « Un client a besoin de se sentir entendu, valorisé et écouté et les avocats n’ont pas forcement ce temps-là. Je suis là pour faciliter la relation entre les deux», argumente cette dernière.
Ce n’est malheureusement qu’une rare exception parmi les membres du Cercle des Office Manager et Secrétaires Généraux en cabinet d’avocats. Tendre de plus en plus vers le business development faciliterait pourtant la vie des avocats. « Depuis plusieurs années, en particulier depuis le début de mandat de Christiane Féral-Schuhl, nos relations avec les avocats se sont améliorées et nos difficultés se sont estompées. », précise Angela Trivisonno, président du COM’SG. Les office managers doivent donc aussi apprendre à s’imposer et prendre des décisions rapidement, quitte à surprendre leurs associés.
Article de Delphine Eiweins