Le Cercle des Secrétaires Généraux et des Office managers des cabinets d’avocats (COM’SG) vient de fêter sa première année d’existence. L’occasion de faire le point sur cette profession qui connaît un développement considérable au sein des cabinets La Lettre des Juristes d’Affaires du 26 Mai 2008.
Article de la Lettre des Juristes d’Affaires
Introduite par les anglo-saxons dès leur arrivée en France, la fonction de secrétaire général – appelée aussi office manager – a connu un développement considérable dans les cabinets parisiens depuis le début des années 90. Débordés par leurs dossiers, les associés n’ont plus le temps de s’occuper de l’ensemble des tâches administratives du cabinet et les délèguent à une personne de confiance.
Un poste clé dans l’organisation d’un cabinet
La fonction de secrétaire général varie d’un cabinet à l’autre. Dans la majorité des cas, elle recouvre l’ensemble des services généraux en passant de l’administration des factures à la relance des comptes clients. Elle comprend même parfois le suivi des problématiques financières, de ressources humaines ou encore de communication.
Le secrétaire général doit être proche de l’ensemble des salariés du cabinet. Il n’est le plus souvent ni associé, ni avocat et ne fait pas non plus partie du personnel support. Pour rompre cet isolement, certaines structures ont fait le choix de confier cette tâche à un des avocats. Stéphanie Boudin, du cabinet Vogel & Vogel, qui cumule, elle, les deux fonctions admet que cette double casquette présente ses limites. Quel rôle privilégier ? Une difficulté que la majorité des structures a choisi d’éviter en confiant les tâches administratives à un secrétaire général n’exerçant qu’une mission.
Pour rompre leur isolement, plusieurs secrétaires généraux ont fait le pari de créer le COM’SG, le Cercle des secrétaires généraux et des office managers de cabinets d’avocats. Une association quasiment unique en Europe.
Se regrouper pour échanger
Deux femmes sont à l’initiative de ce projet : Angela Trivisonno et Blandine Canque, respectivement secrétaires générales de Latournerie Wolfrom & Associés et de Cotty Vivant Marchisio & Lauzeral. Un an après la constitution de l’association, les résultats sont excellents. « Le cercle compte aujourd’hui 26 membres, prochainement rejoints par deux nouveaux adhérents », se félicite Angela Trivisonno, présidente de COM’SG. L’objectif : permettre aux administrateurs d’échanger sur leurs expériences et de partager des informations sur leur coeur de métier.
Une réunion est organisée tous les deux mois dans le cabinet d’avocats d’un des membres. L’occasion de débattre sur différents thèmes présélectionnés comme la gestion électronique des documents, Internet et la téléphonie, la rédaction des contrats de collaboration, les pratiques au niveau des congés payés des collaborateurs, etc. « Deux membres de l’association font un exposé au travers d’une présentation PowerPoint, sur un thème d’intérêt général préalablement choisi par le cercle. Par la suite, un débat s’engage entre les membres qui décrivent et comparent les pratiques et les expériences vécues au sein de leur cabinet respectif », explique Antoine Guichard, secrétaire général de l’association.
Et ces discussions ne s’arrêtent pas là. Les membres sont régulièrement en contact par mail pour échanger des informations complémentaires, comme dans un forum de discussions. Les managements de cabinets sont même en demande de ce genre de pratiques qui leur permettent de savoir comment sont organisés les concurrents.
La reconnaissance des avocats
Si l’association connaît un vif succès auprès de la profession, elle est également reconnue par les avocats. «Nous avons été étonnés de voir l’intérêt des associés pour nos réunions. C’est une réussite de plus », assure Angela Trivisonno. Durant leur dernière rencontre, le bâtonnier Stasi est entré dans la salle pour saluer l’ensemble des membres et suivre une partie des débats. Une marque de reconnaissance pour l’association. Les avocats prennent enfin conscience que le secrétaire général effectue un travail indispensable qui leur fait gagner du temps.
Fort de ce succès, aujourd’hui, l’association voit grand. Le Cercle veut intensifier sa communication afin d’élargir son réseau, accueillir de nouveaux membres, créer un site Internet, organiser des rencontres avec des intervenants extérieurs. Frédéric Sicard, membre du conseil de l’Ordre de Paris, a déjà accepté l’invitation de l’association.
En multipliant ces rencontres, le Cercle espère devenir une force de lobbying auprès de l’Ordre des avocats. Un objectif qui marquerait la consécration de leur rôle moteur dans l’organisation et la gestion des cabinets.