Un site dédié aux secrétaires cite les office managers (ce qui laisserait à supposer qu'un office manager est une "super" secrétaire ?). Nous verrons plus loin que, si dans une petite structure, ce peut être le cas, dans une structure plus importante, l'étendue des fonctions nécessite des compétences techniques et managériales beaucoup plus étendues.
Voici donc le profil de l'office manager tel qu'il apparaît sur le site
www.super-secretaire.com :
"L’office manager assure la coordination entre les partenaires de l’entreprise, le suivi et le reporting des affaires. Il occupe une fonction d’encadrement et de relais de l’information dans l’entreprise. Ses tâches sont donc multiples.
Il élabore des documents de synthèse, travaille avec le réseau de partenaires sociaux, économiques, techniques et financiers, suit des études techniques, coordonne et conduit des projets, s’occupe de la gestion des contrats en veillant au respect des objectifs (délais, coût et qualité), anime les intervenants internes et externes, négocie avec les fournisseurs afin d’obtenir le meilleur prix pour le matériel bureautique de l’entreprise, gère les problèmes techniques, etc.
Si l'activité de l'entreprise est centrée autour de la conduite de projets, il suit au quotidien les opérations lancées sur le terrain et assure une coordination de qualité entre les différents partenaires de l'entreprise. Il doit être capable d'analyser les répercussions d'un retard éventuel et d'en minimiser les conséquences pour éviter les retards en cascade. En plus de ces attributions, il peut se voir confier des tâches en ressources humaines, opérations commerciales, assistanat de direction. L’office manager est polyvalent et réactif ! Ce métier, très répandu aux États-Unis, est en train de se développer en Europe dans les grands groupes."