Un site dédié aux secrétaires cite les office managers (ce qui laisserait à supposer qu'un office manager est une "super" secrétaire ?). Nous verrons plus loin que, si dans une petite structure, ce peut être le cas, dans une structure plus importante, l'étendue des fonctions nécessite des compétences techniques et managériales beaucoup plus étendues.

Voici donc le profil de l'office manager tel qu'il apparaît sur le site www.super-secretaire.com :

"L’office manager assure la coordination entre les partenaires de l’entreprise, le suivi et le reporting des affaires. Il occupe une fonction d’encadrement et de relais de l’information dans l’entreprise. Ses tâches sont donc multiples.

Il élabore des documents de synthèse, travaille avec le réseau de partenaires sociaux, économiques, techniques et financiers, suit des études techniques, coordonne et conduit des projets, s’occupe de la gestion des contrats en veillant au respect des objectifs (délais, coût et qualité), anime les intervenants internes et externes, négocie avec les fournisseurs afin d’obtenir le meilleur prix pour le matériel bureautique de l’entreprise, gère les problèmes techniques, etc.

Si l'activité de l'entreprise est centrée autour de la conduite de projets, il suit au quotidien les opérations lancées sur le terrain et assure une coordination de qualité entre les différents partenaires de l'entreprise. Il doit être capable d'analyser les répercussions d'un retard éventuel et d'en minimiser les conséquences pour éviter les retards en cascade. En plus de ces attributions, il peut se voir confier des tâches en ressources humaines, opérations commerciales, assistanat de direction. L’office manager est polyvalent et réactif ! Ce métier, très répandu aux États-Unis, est en train de se développer en Europe dans les grands groupes."

Il n’y a pas de formation type. En général, un BTS ou un diplôme universitaire complété d’une formation en management est nécessaire. Une expérience professionnelle certaine est indispensable pour pouvoir accéder aux fonctions d’encadrement qu’exige ce poste.

Les qualités et compétences requises sont :

• la polyvalence,

• une grande capacité d’adaptation et souplesse d’esprit,

• de l'organisation et de la méthode,

• la pratique (au minimum) de l'anglais, voire d'une autre langue étrangère,

• la maîtrise de la micro-informatique (internet, intranet, etc.).

Un office manager doit être volontaire, enthousiaste et autonome. Il doit être une force de proposition. Son patron appréciera qu’il soit en attitude de veille et de suggestion d’idées.

Les responsabilités qui peuvent être confiées aux office managers sont les suivantes :

• l'organisation,

• l'informatique et la bureautique,

• les nouvelles technologies (internet / téléphonie mobile),

• l’entreprise (création / statuts / fiscalité / aides et financements),

• l'immobilier (locaux et bureaux / aménagement),

• la finance et la gestion (caution /comptabilité / bilan / banque / assurance),

• marketing et développement (méthodes / gestion),

• la communication (documents / externe / interne),

• les ressources humaines (télétravail / recrutement / contrats et fin de contrats / congés et temps de travail / gestion du personnel / recherches d’emplois),

• les relations commerciales (clients / fournisseurs),

• les relations avec les administrations (suivi / contrôles),

• la vie de l’Entreprise (bien-être des collaborateurs).

Cependant, et surtout dans les structures de moins de 50 salariés, il n'est pas rare que l'office manager cumule plusieurs de ces fonctions. Il doit ainsi en permanence gérer plusieurs problèmes à la fois.

Parfois un cumul de deux fonctions aussi indispensables que Directeur des Ressources Humaines et Directeur Administratif et Financier peut devenir très délicat à concilier au vu du caractère empathique du DRH alors qu'un DAF doit être quelqu'un de rigoureux !

L'auteur

Cette étude a été menée en 2008 par Blandine Canque, Office Manager du cabinet COTTY VIVANT MARCHISIO & LAUZERAL.

Blandine Canque est membre fondateur et Vice-Présidente du Cercle des Office Managers et Secrétaires Généraux de cabinets d'avocats.

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