Si les structures de plus grande taille ont un poste de directeur administratif et financier, un poste de responsable des ressources humaines, un poste de responsable informatique ou de communication, …, dans les structures de tailles plus modestes la fonction de "secrétaire général" ou "office manager" regroupe toutes ces responsabilités.

Cette fonction nécessite des qualités certaines de coordination et de diplomatie. En effet, les associés, qui prennent les décisions concernant l'organisation du cabinet, n'ont pas forcément la même vision que la personne qui gère "sur le terrain" les problèmes d'organisation. La présence du "secrétaire général" ou "office manager" dans les réunions d'associés permet à celui-ci d'intervenir dans les décisions stratégiques. Sa position est cependant très délicate, puisqu'il n'est pas associé, n'apporte pas de dossiers ou de clients et ne génère pas de facturation. Il doit, très diplomatiquement, être le lien entre les associés et les autres membres du cabinet afin de coordonner les équipes et d'optimiser le bon fonctionnement de la structure.

Depuis quelques années seulement, les offres d'emploi sont plus nombreuses. Les profils recherchés sont : une formation de niveau Bac + 2 à Bac + 4, une expérience professionnelle significative (plus de 5 ans) et des qualités relationnelles, de communication, d'organisation et de discrétion.

Parallèlement, des formations ont été proposées. Ce sont des parcours certifiants, plus ou moins longs, dans une logique de filière métier :

• une formation de 8 mois à mi-temps centre de formation / entreprise conduira à un certificat de capacité professionnelle niveau II (ce qui équivaut à un diplôme niveau Licence ou Bac + 3),

• une formation propose un parcours certifiant en vingt-cinq jours !

Cependant, il n'existe pas une formation spécifique de base, et, comme nous le verrons plus loin, les parcours personnels antérieurs de ces acteurs sont assez variés.

L'auteur

Cette étude a été menée en 2008 par Blandine Canque, Office Manager du cabinet COTTY VIVANT MARCHISIO & LAUZERAL.

Blandine Canque est membre fondateur et Vice-Présidente du Cercle des Office Managers et Secrétaires Généraux de cabinets d'avocats.

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