L'exigence des associés à leur égard est importante mais la communication et/ou la reconnaissance ne vont pas forcément de pair.

Certains office managers coordonnent et/ou gèrent et/ou participent à toutes/certaines réunions d'associés, alors qu'un quart d'entre eux soulignent la difficulté d'obtenir le consensus des associés et la problématique de leur positionnement. Ceci résulte de choix pris par les associés : l'office manager n'a pas toujours la possibilité d'intervenir ou d'être partie prenante dans les décisions prises (même si la plupart de ces décisions les concernent directement).

Un office manager est aussi en lien direct avec le personnel administratif qu'il coordonne et encadre la plupart du temps, et pour lequel il gère les obligations sociales en découlant. Transversalement, il lui faudra aussi encadrer administrativement les collaborateurs, juristes et stagiaires. Il sera aussi le contact direct des prestataires de services dont il coordonnera les prestations. Il est donc le lien unique garant de la bonne organisation de la structure.

La principale problématique soulignée par l’office manager est la gestion des urgences et du temps qui impose une double contrainte : "rapidité et efficacité".

La polyvalence de ses fonctions l'amène à gérer fréquemment plusieurs problématiques à la fois et il lui faut alors établir une gestion des priorités (tout étant toujours urgent aux yeux de chacun !). Les problèmes liés à la communication directe (informatique et téléphonie) sont une priorité essentielle car même une panne électrique de secteur ne doit pas empêcher un avocat de travailler ! Des solutions de remplacement doivent être pensées en amont et un de nos rôles consiste à "prévoir l'imprévisible".

Un autre point souligné par nos membres est l'isolement de l'office manager dans sa fonction : il n’est pas avocat (excepté deux de nos membres qui ont une formation d’avocat), mais néanmoins se situe hiérarchiquement au-dessus des autres salariés. Même si nous sommes aussi salariés, notre positionnement est difficile.

Une raison supplémentaire pourrait expliquer la solitude exprimée par les office managers : l'unicité de notre fonction dans la structure. Notre rôle de coordinateur, garant de la bonne organisation du cabinet, implique que nous ayons constamment une vision globale, mais suffisamment concrète, de chaque secteur que nous encadrons, que nous soyons informés de toute nouvelle information/modification et que nous puissions ainsi gérer des problématiques aux multiples facettes.

Nous sommes donc seuls face à cette globalité d'encadrement et pouvons parfois ressentir un certain isolement lié à l'incompréhension des membres de notre cabinet ne pouvant intégrer notre positionnement délicat et le caractère indispensable de notre fonction et de notre rôle.

La résistance à la normalisation est aussi une problématique soulignée par certains de nos membres : chaque personne ayant des habitudes de fonctionnement différentes, il est très difficile à l'office manager de mettre en place des solutions permettant une optimisation du travail. Tout changement nécessite un encadrement important : l'information, puis la formation de chacun sont essentielles mais le non-respect des procédures mises en place sera un frein à la réalisation. Cependant notre rôle est de faire respecter les procédures définies même si certains y sont réfractaires.

Les collaborateurs (voire les associés) qui intègrent un cabinet après une expérience professionnelle dans une autre structure auront plus de difficultés à adopter un mode de fonctionnement différent de celui qu'ils connaissaient précédemment et auront tendance à conserver leurs habitudes. Il nous faut alors, très diplomatiquement, expliquer le contexte de la procédure ainsi que le but à atteindre afin que l'avocat adhère et applique ce mode de fonctionnement.

Cela est plus facile avec les jeunes collaborateurs dont c'est la première expérience professionnelle : ils s'adaptent plus aisément et d'ailleurs nous sollicitent assez souvent, la première année de leur collaboration, pour que nous les assistions dans leur organisation.

NB : Cette étude se base sur les réponses données dans le formulaire d'inscription (24 membres) et sur les 8 questionnaires complétés qui m'ont été remis. Les résultats indiqués n'ont qu'une valeur de sondage au sein de notre association et n'ont surtout aucune prétention statistique.

L'auteur

Cette étude a été menée en 2008 par Blandine Canque, Office Manager du cabinet COTTY VIVANT MARCHISIO & LAUZERAL.

Blandine Canque est membre fondateur et Vice-Présidente du Cercle des Office Managers et Secrétaires Généraux de cabinets d'avocats.

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